С целью оптимизировать рабочий процесс и облегчить выполнение сотрудниками своих функций многие компании задумываются об установке системы электронного документооборота. Такая программа позволяет повысить эффективность бизнес-процессов в компании, поскольку в ней задействованы специальные технологии. Такие программы (например, Dynamics NAV) помогают создать все управленческие и рабочие процессы в электронном варианте, тем самым избавляя вас от надоевшего бюрократического аппарата.
Понятие и назначение документооборота
Документооборот представляет собой автоматизированные бизнес-процессы. Создается главный сервер (хранилище), где сохраняются все электронные варианты документации компании. Любой сотрудник, получивший доступ к этой базе данных, может при помощи удобной поисковой системы найти полноценный текст документа. Также можно создать иерархию прав доступа. Например, начальники отделов и ведущие специалисты предприятия смогут не только ознакомиться с документами, но и самостоятельно вносить в них свои поправки.
Еще одно важное назначение системы электронного документооборота – автоматизированный процесс согласования документов. Например, если разрабатывается важный проект, и для его осуществления нужны подписи специалистов из разных отделов, то это все можно компьютеризировать. Вы отправляете файл через программу по очереди каждому сотруднику. Они знакомятся с его электронной версией, ставят пометку согласования, и в итоге вы получаете обратно свой проект, одобренный всеми специалистами. Такой вариант существенно экономит вам время, ведь больше не нужно лично бегать по кабинетам.
Также благодаря таким программам вы можете иметь доступ к рабочей информации, даже сидя дома. Можно настроить удаленное управление документооборотом, и тогда вы сможете в любой момент контролировать ситуацию.
Когда вокруг появляется все больше компьютерных программ, облегчающих нашу жизнь, просто невозможно это игнорировать. Установите в вашей фирме систему документооборота, и вы увидите, насколько проще вам будет управлять даже очень большой компанией.
